Cada equipo legal tiene su propia forma de trabajar. Un despacho puede necesitar organizar expedientes judiciales; otro, gestionar contratos, seguir siniestros o controlar los gastos de cada asunto.
En LegalSurf puedes crear espacios de trabajo con los campos y formatos que necesitas para esos procesos. Las estructuras iniciales, como Asuntos, Tareas o Clientes, son un punto de partida: puedes adaptar la organización al trabajo de tu equipo.
Esta guía explica cómo organizar secciones, elegir tipos de vistas y configurar campos de datos. Al final encontrarás ejemplos de configuración para contratos, siniestros y gastos legales.
Secciones, vistas y campos: cómo se relacionan
Para empezar, conviene distinguir tres elementos:
- Secciones: organizan la navegación del espacio de trabajo. Puedes utilizarlas para reunir procesos de un área, como “Corporativo”, “Litigios” o “Administración”.
- Vistas: son los espacios donde organizas y consultas registros, como “Contratos”, “Siniestros” o “Solicitudes internas”.
- Campos de datos: definen qué información guardas en cada registro. Por ejemplo, responsable, estado, fecha de vencimiento o importe.
Además, puedes elegir distintos formatos de visualización. Una tabla facilita revisar datos; un tablero Kanban permite seguir etapas; un calendario ayuda a planificar por fecha.
Antes de configurar, responde una pregunta: ¿qué representa cada ítem que vamos a cargar? En una vista de contratos, cada ítem será un contrato. En una de siniestros, cada ítem será un siniestro. En una de gastos, cada ítem será un desembolso.
Definirlo desde el principio ayuda a mantener una estructura consistente.
Crear secciones para organizar el trabajo
Las secciones permiten agrupar la navegación según las necesidades del equipo.
Por ejemplo, puedes organizar:
| Sección | Vistas que podrías incluir |
|---|---|
| Corporativo | Contratos, sociedades, solicitudes internas. |
| Litigios | Expedientes, siniestros, diligencias. |
| Administración | Gastos legales, proveedores, presupuestos. |
Para crear una sección, utiliza la opción de creación del menú lateral, asígnale un nombre y organiza dentro de ella las vistas correspondientes.
Elige nombres que tu equipo reconozca. “Contratos” o “Gastos legales” suelen resultar más claros que categorías demasiado generales.
Si todavía tienes pocos procesos, comienza con una organización sencilla. Puedes ampliarla a medida que el equipo incorpore nuevos usos.
Crear una vista
Antes de crearla, define su propósito y la información mínima que necesitas para trabajar.
Por ejemplo, para gestionar contratos podrías comenzar con:
- Nombre del contrato.
- Estado.
- Responsable.
- Contraparte.
- Fecha de vencimiento.
- Próximos pasos.
Luego utiliza la opción de creación de vistas, asigna un nombre identificable y configura sus campos.
Carga algunos registros de ejemplo antes de trasladar toda la información. Esto te permite comprobar si los nombres, las opciones y los estados reflejan el proceso real.
Elegir el tipo de vista
Tabla
Presenta los registros en filas y los campos en columnas, de una manera familiar para quienes trabajan con planillas.
Es útil para revisar muchos datos, editar información y combinar filtros. Por ejemplo, puedes consultar contratos por responsable y estado, o gastos por asunto y situación de rendición.
Úsala cuando necesites comparar registros y trabajar con información detallada.
Enfoque
Concentra la información operativa del registro, como el título, el estado, el asignado y el último movimiento.
Ayuda a repasar el trabajo sin recorrer todas las columnas de una tabla. Por ejemplo, un coordinador puede revisar quién lleva cada asunto y cuál fue su actualización más reciente.
Úsala para el seguimiento cotidiano y para retomar trabajo con contexto.
Kanban
Organiza los registros en columnas según sus estados. Cada ítem aparece como una tarjeta que puedes mover entre etapas.
En una gestión de contratos, el recorrido podría ser:
Solicitud → Redacción → Revisión → Firma → Finalizado
Para que el tablero resulte útil, configura los estados en el orden del proceso y utiliza nombres que indiquen claramente qué está ocurriendo.
Úsala para visualizar el avance y reconocer dónde se acumula trabajo.
Agenda
Presenta el trabajo organizado por fecha, en un formato que facilita consultar los compromisos próximos.
Es útil para revisar el orden del día: reuniones, audiencias, tareas o vencimientos, según los registros que estés gestionando.
Úsala cuando quieras saber qué debes atender hoy y qué viene después.
Calendario
Ubica los elementos sobre una cuadrícula de fechas. Permite observar cómo se distribuye el trabajo durante un período.
Por ejemplo, puedes utilizarlo para revisar audiencias o planificar tareas con fechas de inicio y finalización.
Úsala para planificar y detectar concentración de compromisos.
Agenda y Calendario ofrecen dos formas de leer la información temporal. Agenda facilita recorrer compromisos en orden; Calendario permite ver su distribución.
Crear campos de datos
Los campos convierten una vista en una herramienta adaptada a tu proceso.
En el formato Tabla, puedes agregar una columna desde el botón +, elegir el tipo de dato, asignarle un nombre y guardar la configuración. En los campos de selección, también debes definir las opciones disponibles.
Por ejemplo, para crear “Jurisdicción”, puedes elegir un campo de selección y cargar opciones como “Ciudad de México”, “Puebla” y “Baja California”.
Qué tipo de campo elegir
| Tipo de campo | Para qué sirve | Ejemplos |
|---|---|---|
| Texto | Guardar información escrita. | Descripción, domicilio, número de póliza. |
| Selección | Elegir una opción de una lista definida. | Estado, jurisdicción, tipo de contrato. |
| Selección múltiple | Asignar varias opciones a un registro. | Servicios involucrados, clasificaciones. |
| Fecha | Registrar un día relevante. | Firma, vencimiento, recepción del reclamo. |
| Usuarios | Identificar integrantes del equipo. | Responsable, revisor, asignados. |
| Número | Guardar cantidades. | Cantidad de cuotas, unidades u otras métricas. |
| Dinero o moneda | Registrar importes. | Presupuesto, monto reclamado, gasto. |
| Relación | Vincular registros de distintas vistas. | Contrato con cliente; gasto con asunto. |
| To-do list o lista de pendientes | Organizar pasos que deben completarse. | Revisar documentación, preparar borrador, confirmar envío. |
Selección o texto
Utiliza Selección cuando quieras que el equipo use las mismas categorías. Por ejemplo, si todos eligen la jurisdicción desde una lista, será más fácil filtrar los asuntos.
Utiliza Texto cuando la información necesite una descripción libre.
To-do list o tarea independiente
Una lista de pendientes sirve para desglosar pasos sencillos dentro de un registro.
Si una acción necesita su propio responsable, plazo o seguimiento, conviene crear una tarea independiente y relacionarla con el asunto correspondiente.
Relaciones entre registros
Los campos de relación permiten conectar información sin volver a cargarla.
Por ejemplo, puedes vincular un contrato con una ficha de cliente existente, o relacionar cada gasto con su expediente. Así mantienes el contexto y evitas duplicar datos.
Administrar y ajustar tus vistas
Una vez creada la estructura, puedes adaptarla según el uso del equipo.
Renombrar campos
En la tabla, abre el menú de los tres puntos del campo y selecciona Editar campo. Puedes cambiar su nombre para que represente mejor la información que contiene.
Por ejemplo, si una columna llamada “Etiquetas” se utiliza para identificar tribunales, llamarla “Tribunal” facilita la carga y la lectura.
Definir campos obligatorios
Haz obligatorios los datos esenciales para que el registro resulte útil.
En contratos, podrían ser estado y responsable. En gastos, concepto e importe. Evita exigir información que todavía no se conoce al momento del alta.
Aplicar filtros
Los filtros ayudan a concentrarse en una parte del trabajo. Puedes combinarlos para consultar, por ejemplo:
- Contratos asignados a ti que están en revisión.
- Siniestros de una jurisdicción determinada que siguen activos.
- Gastos pendientes de rendición.
Revisar los accesos
Configura quién puede consultar cada vista según el trabajo que realiza. Esto es especialmente relevante para información financiera o procesos reservados a determinadas personas.
Revisa los accesos cuando se incorpora alguien al equipo o cambia de función.
Ejemplos de configuración
Los siguientes modelos son propuestas para adaptar a tus procedimientos.
Gestión de contratos
Cada ítem representa un contrato.
Campos sugeridos: contraparte, tipo de contrato, responsable, estado, fecha de firma, vencimiento, importe y próximos pasos.
Estados sugeridos: Solicitud, Redacción, Revisión interna, Revisión de la contraparte, Pendiente de firma y Finalizado.
Utiliza Kanban para seguir el proceso y Tabla para revisar datos. Si gestionas fechas de vencimiento, puedes consultar la información temporal para preparar el seguimiento.
Seguimiento de siniestros
Cada ítem representa un siniestro.
Campos sugeridos: número de siniestro, aseguradora, asegurado, número de póliza, fecha del hecho, responsable, estado, monto reclamado y asunto relacionado.
Estados sugeridos: Recibido, Evaluación, Documentación pendiente, Negociación, Judicializado y Cerrado.
Utiliza Tabla para consultar la cartera, Kanban para seguir etapas y Enfoque para revisar las últimas novedades.
Guardar el número de siniestro como texto permite conservar ceros iniciales, letras o separadores.
Gastos legales
Cada ítem representa un gasto.
Campos sugeridos: concepto, fecha, importe, moneda, responsable, tipo de gasto, estado y asunto relacionado.
Estados sugeridos: Pendiente de pago, Pagado sin rendir, Rendido y Reembolsado.
Utiliza Tabla para revisar importes y filtrar por asunto. Relacionar cada gasto con su expediente ayuda a mantener clara su finalidad y su seguimiento.
Solicitudes internas
Cada ítem representa una solicitud recibida por el equipo legal.
Campos sugeridos: área solicitante, tipo de solicitud, descripción, prioridad, responsable, fecha requerida y estado.
Estados sugeridos: Recibida, Evaluación, En curso, Esperando información y Resuelta.
Esta estructura permite organizar pedidos de contratos, revisiones documentales o consultas de otras áreas.
Empieza con una estructura que el equipo pueda usar
Una configuración útil permite responder con rapidez: qué hay que hacer, quién lo lleva, en qué situación está y cuál es el siguiente paso.
Comienza con un proceso concreto y pocos campos esenciales. Prueba la estructura con algunos registros, acuerda cómo debe actualizarla el equipo y amplíala cuando aparezca una necesidad real.