Un asunto es el espacio donde tu equipo reúne la información y el trabajo de un caso: qué está ocurriendo, quién lo lleva, qué documentos necesita y cuáles son las próximas acciones.
En LegalSurf puedes gestionar expedientes judiciales y también trabajo no litigioso, como contratos, trámites migratorios, proyectos regulatorios o asesorías. La clave es que cada asunto represente una unidad de trabajo que puedas identificar y seguir.
Esta guía explica cómo crear un asunto, mantenerlo actualizado y coordinar su seguimiento. Los nombres de los campos pueden variar según la configuración de tu equipo: por ejemplo, la sección puede llamarse “Asuntos” o “Expedientes”.
1. Crear un asunto
Entra a la sección Asuntos —o al nombre equivalente en tu cuenta— y utiliza la opción Crear nuevo. Completa los datos necesarios para identificar el caso y comenzar a trabajar.
Título
Elige un nombre que permita reconocer el asunto sin abrirlo. Acuerda una forma de nombrar los registros con tu equipo.
Ejemplos:
- Pérez Carlos c/ Industrias del Sur — Reclamo laboral.
- Empresa Norte — Revisión de contrato de distribución.
- García Ana — Trámite de residencia.
Descripción
Resume el contexto, el objetivo y la situación actual. Una descripción útil permite que otra persona comprenda de qué trata el asunto aunque todavía no haya participado.
Por ejemplo:
El cliente solicita revisar el contrato de distribución antes de su firma. Debemos evaluar las condiciones de exclusividad, terminación y responsabilidad. La contraparte espera comentarios esta semana.
Datos esenciales
Los campos disponibles dependen de la configuración de tu espacio de trabajo. Como base, procura completar:
| Dato | Qué aporta |
|---|---|
| Estado o situación procesal | Indica en qué situación se encuentra el asunto. |
| Asignados | Identifica a las personas del equipo que participan. |
| Categoría o materia | Permite clasificar y filtrar los asuntos. |
| Número de expediente | Identifica el caso ante el organismo correspondiente, cuando aplica. |
| Parte | Indica a quién representa el equipo, según las opciones configuradas. |
| Etapa | Permite identificar la fase del procedimiento, si tu equipo utiliza este campo. |
| Cliente relacionado | Vincula el asunto con la ficha de la persona o empresa. |
Guarda el asunto y registra una primera actuación que explique dónde quedó el trabajo. Después crea o vincula las tareas pendientes.
Un buen punto de partida es dejar claros el estado, el responsable y la siguiente acción.
2. Definir responsables
Puedes asignar integrantes del equipo al asunto para dar visibilidad sobre quiénes participan.
Aunque intervengan varias personas, conviene acordar quién coordina el avance general. Esa responsabilidad es distinta de ejecutar cada tarea.
Por ejemplo, una abogada puede coordinar un expediente mientras otro integrante prepara un escrito y un tercero reúne documentación. Cada tarea debe tener su propia asignación y plazo.
Cuando cambie la persona a cargo, actualiza los asignados y deja un comentario con el contexto del traspaso: situación actual, pendientes y fechas relevantes.
3. Mantener el estado y la etapa actualizados
El estado debe reflejar la situación real del asunto. Actualízalo cuando ocurra un hito que cambie la forma de gestionarlo.
Los estados se pueden adaptar al proceso de tu equipo. En las capacitaciones se distinguen grupos de estados inactivos, activos, completados y cerrados. Los nombres concretos deben responder a tu metodología.
Ejemplos orientativos:
| Grupo | Posibles estados |
|---|---|
| Inactivos | Borrador, consulta inicial, evaluación. |
| Activos | Negociación, demanda, en curso. |
| Completados | Acuerdo alcanzado, gestión finalizada. |
| Cerrados | Archivado, cierre definitivo. |
Si utilizas también un campo Etapa, define con el equipo qué representa cada uno. Por ejemplo, puedes usar el estado para indicar si el asunto está en curso y la etapa para señalar “Prueba” o “Alegatos”.
Evita utilizar ambos campos para repetir la misma información. Ordena las opciones según el proceso y utiliza colores que faciliten distinguirlas.
4. Registrar actuaciones y comentarios
Las actuaciones explican qué ocurrió en el asunto. Son la referencia para que alguien pueda retomar el caso sin reconstruir su historia en correos o chats.
Desde el campo o apartado de Actuaciones o seguimiento del asunto, registra las novedades relevantes: una presentación, una resolución, una reunión, una comunicación con el cliente o un avance de negociación.
Qué escribir
Una actuación útil responde a cuatro preguntas:
- ¿Qué ocurrió?
- ¿Cuándo ocurrió?
- ¿Cuál fue el resultado?
- ¿Qué debemos hacer después?
Ejemplo:
Recibimos la documentación solicitada al cliente. Falta el comprobante de pago de la última cuota. Debemos pedirlo antes de terminar el borrador de la demanda.
Si documentas hoy un hecho ocurrido en otra fecha, acláralo en el comentario. La fecha de carga y la fecha del hecho pueden ser diferentes.
Mencionar a un integrante del equipo
Escribe @ y selecciona a la persona para dirigirle una consulta o llamar su atención sobre una novedad. Las menciones generan notificaciones; los canales de recepción dependen de su configuración.
Acompaña la mención con una indicación concreta:
@María, revisa la cláusula de terminación y deja tus observaciones en este asunto.
Si esa acción requiere un plazo y seguimiento independiente, crea además una tarea. El comentario aporta contexto; la tarea organiza su ejecución.
Adjuntar documentos
Adjunta el archivo a la actuación correspondiente para conservar juntos el documento y su explicación.
Utiliza nombres identificables, como “Contrato de distribución — Borrador para revisión”, y explica qué contiene el archivo o qué debe hacerse con él.
También puedes utilizar las integraciones de archivos habilitadas en tu cuenta para vincular documentación externa.
5. Organizar tareas y próximos pasos
Las actuaciones muestran lo que pasó. Las tareas organizan lo que falta hacer.
Crea una tarea con una acción concreta, asígnala y establece sus fechas. Vincúlala al asunto correspondiente para que el equipo pueda consultar el contexto del trabajo.
Puedes utilizar Relacionar elementos para asociar una tarea con un expediente existente.
Ejemplos de títulos útiles:
- Solicitar comprobante de pago al cliente.
- Preparar borrador de contestación.
- Revisar observaciones de la contraparte.
Lista de próximos pasos o tarea independiente
Utiliza una lista de próximos pasos para desglosar acciones sencillas dentro del asunto, como verificar documentación, revisar datos y confirmar un envío.
Crea una tarea independiente cuando una acción tenga su propio responsable, plazo o necesidad de seguimiento.
Actualiza el estado de las tareas a medida que avanzan. Si una fecha ya pasó y la tarea sigue pendiente, revisa qué falta resolver y deja el contexto correspondiente.
6. Vincular agenda y vencimientos
Registra en la agenda las audiencias, reuniones, mediaciones y otros compromisos asociados al asunto. Relaciónalos con el expediente para conservar el contexto.
Distingue el evento de la preparación que necesita. Una audiencia puede tener una fecha y hora, mientras que preparar la documentación es una tarea con responsable y plazo propios.
Si utilizas una integración con un calendario externo, comprueba que el evento aparece en la cuenta y el calendario correctos. Revisa también las asignaciones internas del equipo.
7. Relacionar clientes, honorarios y gastos
El asunto puede reunir vínculos con otros registros de LegalSurf.
Clientes
Relaciona el asunto con la ficha del cliente existente. Si una misma persona o empresa tiene varios casos, utiliza una ficha única y vincúlala con cada uno.
Esto evita volver a cargar los mismos datos de contacto en cada expediente.
Honorarios y cobros
Crea o vincula los honorarios correspondientes al asunto. Completa el concepto, importe, moneda y estado; registra los cobros en la ficha del honorario para mantener su seguimiento.
Gastos
Relaciona cada gasto con el asunto que lo originó. Registra concepto, importe, fecha y situación de pago o rendición, según la configuración del equipo.
Tiempo trabajado
Si tu equipo utiliza time tracking, registra la dedicación y relaciónala con el asunto. Esta información puede ayudarte a revisar esfuerzo y facturación cuando trabajas por horas.
8. Elegir cómo consultar tus asuntos
Puedes cambiar el formato de visualización según lo que necesites revisar.
| Formato | Cuándo utilizarlo |
|---|---|
| Tabla | Para consultar columnas, editar datos y combinar filtros. |
| Enfoque | Para repasar estado, asignados y último movimiento. |
| Kanban o columnas | Para visualizar la distribución de asuntos por estado y seguir su avance. |
| Actuaciones | Para priorizar los movimientos registrados y sus novedades. |
No necesitas copiar un asunto para consultarlo con otra visualización. Elige el formato que facilite la revisión que estás haciendo.
Aplicar filtros
Utiliza Solo asignados a mí para concentrarte en los asuntos en los que participas. Combínalo con filtros por estado, categoría, jurisdicción u otros campos configurados.
Por ejemplo:
- Asuntos laborales activos asignados a ti.
- Expedientes de una jurisdicción determinada.
- Casos gestionados por un despacho externo.
Para revisar la carga general del equipo, comprueba que no esté activo un filtro personal que excluya los asuntos de otras personas.
9. Adaptar los campos a tu práctica
Si necesitas información adicional, puedes crear campos propios. En Tabla, utiliza el botón +, elige el tipo de dato, asigna un nombre y guarda la configuración.
Ejemplos:
| Campo | Tipo sugerido |
|---|---|
| Jurisdicción | Selección. |
| Tribunal u organismo | Texto o selección, según tu clasificación. |
| Despacho externo | Selección o relación, según la estructura utilizada. |
| Fecha de inicio | Fecha. |
| Monto reclamado | Dinero. |
| Servicios involucrados | Selección múltiple. |
Para renombrar un campo, abre su menú de tres puntos y selecciona Editar campo.
Haz obligatorios los datos esenciales y utiliza listas de selección para clasificaciones que quieras filtrar de forma consistente. Conserva el texto libre para explicaciones y particularidades del caso.
10. Consultar el Registro de actividad
En el lateral derecho del asunto encontrarás Registro de actividad. Despliega el panel para consultar cambios y novedades registrados.
El historial permite revisar quién modificó un dato, cuándo lo hizo y cuál era el valor anterior y el nuevo. También reúne comentarios y otros movimientos del ítem.
En la parte superior, el mapa de calor muestra los días con actividad registrada. Haz clic en una fecha para consultar sus registros.
Utilízalo antes de una reunión, al recibir un expediente de otra persona o cuando necesites aclarar una modificación. Un período sin registros es una señal para revisar el contexto; no demuestra por sí solo que no se haya trabajado.
11. Completar y cerrar un asunto
Cuando el trabajo finalice, actualiza el estado correspondiente y deja una actuación de cierre que explique el resultado y la fecha relevante.
Antes de cerrarlo, revisa:
- Tareas pendientes o compromisos que todavía requieren seguimiento.
- Documentación final.
- Honorarios y cobros relacionados.
- Gastos que falte rendir o recuperar.
Finalizar la gestión jurídica no siempre significa que también terminó el seguimiento administrativo. Deja identificadas las acciones que continúan.
Utiliza los estados de cierre para conservar la referencia del caso. La eliminación debe reservarse para registros que realmente corresponda borrar, como errores o duplicados, según los permisos disponibles.
Ejemplo de trabajo completo
El siguiente recorrido es un modelo para adaptar a tu equipo:
- **Crear el asunto:** cargar título, descripción, categoría, estado y asignados.
- **Vincular al cliente:** relacionarlo con su ficha existente.
- **Registrar la situación inicial:** explicar qué documentación recibiste y qué falta.
- **Organizar el trabajo:** crear una tarea para preparar el escrito, con responsable y plazo.
- **Agendar el compromiso:** registrar la audiencia o reunión y relacionarla con el asunto.
- **Documentar el avance:** cargar una actuación y adjuntar el documento presentado.
- **Actualizar los datos:** modificar estado o etapa cuando corresponda.
- **Dar seguimiento económico:** vincular honorarios, cobros y gastos.
- **Cerrar la gestión:** registrar el resultado y revisar los pendientes administrativos.
Una rutina sencilla para mantener el orden
Al comenzar el día, revisa los asuntos asignados a ti y las tareas o compromisos próximos. Después de cada novedad importante, registra una actuación y actualiza los datos que hayan cambiado.
Durante el seguimiento semanal, revisa los asuntos activos, sus últimos movimientos y las acciones pendientes. Busca especialmente registros sin responsable, sin estado o con tareas cuyo plazo ya pasó.
La ficha debe permitir que cualquier integrante autorizado del equipo entienda qué ocurre, quién está trabajando y cuál es el próximo paso.